Tilitoimiston vaihtoviikot

 

Alkaa olla taas se hetki vuodesta, kun tilitoimiston vaihtoviikot kiihtyvät ja puhuttavat. Nostamme muutamia huomioita esille.

Ohjelmistot

Tilitoimistoissa on osaamista monenlaisista ohjelmistoista ja nykyään kuulee usein maininnan, että tilitoimistot olisivat ohjelmistotalojen värvättyjä myyjiä. Tilitoimistona on tähän asiaan pakko ottaa kantaa aivan ensimmäisenä.

On totta, että tilitoimistoilla on osaamista monista taloushallinnon ohjelmistoista ja usein syynä siihen on niinkin yksinkertainen asia, että taloushallinnon ohjelmisto on kirjanpitäjän työkalu. Olosuhde on siis sama, kuin että kampaajan työkalu on kampa ja sakset, tai että rakennusmiehen työkalu on vasara ja saha. Mutta näissäkin on eroja. Jotkut kampaajat ovat erityisen hyviä tekemään kampauksia ja käyttävät niiden luomiseen eri työkaluja, kuin parturit. Sama pätee tilitoimistoihin ohjelmistojen suhteen. Jotkut käyttävät jotain ohjelmistoa enemmän, kuin toiset, ja useat tilitoimistot ovatkin käytännön syistä valinneet työkaluikseen vain tietyt ohjelmistot.

Tämä luonnollisesti karsii asiakkaan valittavissa olevia tilitoimistoja, mikäli asiakas on entuudestaan ollut tekemisissä jonkin ohjelmiston kanssa ja kokee sen omakseen. Kaikki ohjelmistotalot eivät markkinoi kaikkia tilitoimistoja ja kaikki tilitoimistot eivät käytä kaikkia markkinoilla olevia ohjelmistoja.

Ohjelmistoissa on eroja. Jotkut ohjelmistot soveltuvat paremmin tietyille toimialoille ja toisaalta taas joissain ohjelmistoissa on sellaisia ominaisuuksia, mitkä toisilta puuttuvat. Näin ollen, jos tilitoimiston valinta tehdään ohjelmistokärki edellä, on hyvä ensin kartoittaa käytettävä ohjelmisto ja siihen liittyvät omat vaatimukset ennen kuin valitsee tilitoimiston.

Hinnoittelu

Hinta on aina huono lähtökohta, kun tilitoimistoa valitaan. Jotkut laskuttavat kappaletta, toiset tunteja, yhdet vientejä, kolmannet esimerkiksi kaikkea näitä. Toisilla sisältyy hintaan, joillakin tulee lisäksi. Sitten on alkaen hinnoittelu, josta eniten huonoa kuulee yksinkertaisesti siitä syystä, että alkaen hinnoittelu on nimensä mukaisesti alkaen hinnoittelua. Se mihin loppulasku asettuu, voi olla mitä vain.

Asiakas ei viime kädessä voi tietää, että mikä on tillitoimiston hinnoittelun perusta ja kuka sen edes tekee, sillä joissain tilitoimistoissa myyjänä toimii esimerkiksi kirjanpitäjä, joka sopii asiakkaan kanssa hinnoittelusta suoraan ja pystyy siihen tällä tavoin jopa vaikuttamaan.

Vientihinnoittelun haaste on siinä, että jotkut ohjelmistot tekevät selkeästi enemmän vientejä, kuin toiset. Jos vientihinnoittelun haluaa pitää järjellisenä, ohjelmistovalinta määrää monesti kirjanpitoon kertyvien vientien määrän, eivätkä ne ole keskenään välttämättä vertailukelpoisia, jolloin asiaan vihkiytymätön asiakas ei voi tietää ohjelmistoteknisten kirjausketjujen synnyttämää vientimäärää.

Tositteiden lukumäärä on sen sijaan helpompi asiakkaankin laskea, mutta sitäkin on nähty, että tilitoimisto tavallaan säästää tositteiden määrässä kirjanpitoa tehdessään. Siihen on yksinkertainen syy, eli ohjelmistotalo saattaa laskuttaa asiakasta tai tilitoimistoa luoduista tositteista, jolloin hinta luonnollisesti pomppaa, jos tositteita on paljon. Ja sitten on niitä ohjelmistoja, jotka eivät välitä tositteiden lukumääristä, jolloin joka kolikko voidaan kirjata rauhassa omalle tositteelleen ilman pelkoa hirveästä ohjelmistolaskusta.

Halpa vs. hyvä ajattelu ei toimi aina tilitoimistossa. Lähtökohtaisesti tilitoimistoissa on kyse siitä, että kirjanpitäjä tekee kirjanpitoja päätyökseen ja tuohon työaikaan liittyy palkkavaatimus. Se miten se on naamioitu eri hinnoittelumalleihin, ei avaudu asiakkaalle. Sitten voi olla käytössä sellaista tekniikkaa, joka vähentää kirjanpitäjän työmäärää niin paljon, että työpanokseen perustuva hinta jää väkisinkin alhaiseksi. Usein tällaisiin ratkaisuihin päätyvät ne, jotka ovat valmiita tekemään esityöt itse tai käyttävät ohjelmistojen teknisiä valmiuksia hyväksi siten, että esityöt tulevat tehdyksi ilmankin kirjanpitäjää. Näissä tapauksissa on hyvä miettiä, että mikä on yrittäjän oman työn tuntihinta? Jos se tuottaa enemmän silloin, kun asiakasyrittäjä käyttää aikaansa oman liiketoimintansa edistämiseen sen sijaan, että käyttäisi aikaansa esimerkiksi kuittien valokuvaamiseen, kannattaa harkita että ulkoistaako kuittien sähköistämisen tilitoimistoon ja maksaa sitten siitä. Toisaalta, jos kalenterissa on tyhjää ja voi edistää kirjanpitoaan kuvaamalla kuitit silloin kun niitä näkyy, saa myös selvää säästöä tilitoimistolaskuissaan.

Tilitoimiston osaamistausta

Jos ohjelmistolla ei ole väliä, seuraavaksi tulee kysymykseen kirjanpitäjän osaamistausta. Vaikka kirjanpitolaki on kaikille sama, kuten myös useimmat verolait, on toimialakohtaisia poikkeuksia jotka luovat myös sääntöjä. Esimerkiksi kiinteistökirjanpitäjille kirjanpidon maailma on käytännössä aivan erilainen, kuin vähittäiskaupan kirjanpitäjille ja kun kaksi toimialaan erikoistunutta kirjanpitäjää haastatellaan keskenään, he eivät välttämättä missään tapauksessa vaihtaisi tehtäviä kollegoidensa kanssa keskenään.

Tähän perustuu se, että jotkut tilitoimistot erikoistuvat johonkin tiettyyn osaamisen sektoriin, mikä ei toisella tilitoimistolla kiinnosta yhtään. Näin ollen tarjouspyyntöjä kysellessä, voi tulla vastaan tilanteita, joissa tilitoimisto ilmoittaa jo tarjousvaiheessa, ettei asiakkaan toimiala kuulu heidän vahvuuksiinsa ja tämän vuoksi he vetäytyvät tarjouskierroksesta ulos.

Tilitoimistoilla on myös omat sisäiset säännöksensä uusasiakashankinnoissa ja esimerkiksi rakennuspuoli on monelle tilitoimistolle sellainen, mistä he eivät ota asiakasta yksinkertaisesti rakennusalan luonteen omaisten erikoisuuksien johdosta.

On myös ulkoisia merkkejä tilitoimiston taustoista. Esimerkiksi jos tilitoimiston hallituksissa istuu esimerkiksi pelkkiä muun alan ammattilaisia, herää helposti kysymys että kuinka paljon heillä todellisuudessa on kirjanpitopuolen osaamista tai ymmärrystä. Ala on siinä mielessä villi, että se on vapaa ja kuka tahansa voi ryhtyä tilitoimistoyrittäjäksi, mutta kuinka paljon se luo alaa palvelevaa substanssia, onkin toinen asia. Tilitoimistoalallakin on omat vaietut sääntönsä ja niistä eivät tiedä muut, kuin alalla pitkään olleet. Usein juuri ne hiljaisimmat ovat niitä, joilla on eniten hiljaista tietoa mutta vähiten halua mainostaa sitä.

Mitä haluat?

Tilitoimistot myyvät nykyään vähän kaikenlaista lähtien lakiasiainpalveluista ja perintäpalveluista, mutta jos tarvitset vain kirjanpitäjää, markkinoilla on vielä paljon tilitoimistoja jotka ovat keskittyneet vain siihen. Asiakkaan tarve määrää kysynnän.

Jos haluaa kaikki palvelut saman katon alta, se on mahdollista. Siihen liittyy toki riskejä, kun kaikki yrityksen kriittiset palvelut ovat samassa talossa, sillä silloin myös valvonta ei ole puolueetonta. Esimerkiksi sama tilitoimisto ei periaatteessa voi tilintarkastaa omaa työtään, sillä asiaan liittyy etuintressiristiriita. Toisaalta sekään ei estä yksittäistä tilitoimistoa suosittelemasta esimerkiksi jotain tilintarkastusyhteisöä. Kertoo vain siitä, että yhteistyötä on tehty ennenkin. Mutta ammattitaitoinen kirjanpitäjä tekee kyllä kenen tahansa tilintarkastajan kanssa yhteistyötä ja kun tilitoimistoa vaihdetaan, niin tilintarkastajan vaihto ei ole itsestään selvyys.

Eli mitä haluat? Jos etsit tilitoimistosta ohjelmistokonsultointia, valitse sellainen, josta sitä saa. Jos haluat tilitoimiston, jossa hallitaan tietty ohjelmisto hyvin, valitse sellainen, joka on kyseiseen ohjelmistoon painottunut. Jos haluat vaihtaa kirjanpitäjää säännöllisesti, valitse iso tilitoimisto. Siellä vaihto onnistuu talon sisälläkin näppärästi, usein myös pyytämättä ja yllättäen. Jos haluat että yksi kirjanpitäjä pysyy pitkään, valitse pieni toimisto. Jos haluat laatua, valitse laatua. Jos haluat hintaa, valitse hintava toimisto. Mutta valitse sellainen, mitä tarvitset, älä sellaista, mitä et tarvitse. Kaikesta voi karsia, mutta kirjanpitovelvollisuus säilyy. Kirjanpito on kaikissa tilanteissa tilitoimistojen tärkein tehtävä.

 

Takaisin