Tilitoimistoista

Tilitoimisto, kirjanpitäjä, ohjelmisto, kaikki vai ei mitään? Jokainen tilitoimistoyrittäjä tietää ja tuntee tämän kuuluisan argumentin siitä, kuinka kuka tahansa voi kirjanpitoa tehdä, mutta harva kuka tahansa tunnistaa lausuneensa juuri jotain, minkä kanssa tilitoimistoyrittäjä ei käy väittelemään.

Kirjanpitäjä

Jokainen yrittäjä tietää, mikä tämä mystinen verhoihin piiloutuva ihminen on. Sanotaan usein, että hyvä kirjanpitäjä on minkä tahansa menestyvän yrityksen tärkein työntekijä. Eli älä ota halvinta, vaan ota paras. Mutta tässähän se ongelma yrittäjän näkökulmasta juuri onkin. Kun kaikki tilitoimistot liputtavat nettisivuillaan olevansa luotettavin, ammattitaitoisin, 40 vuoden kokemuksella ja 20 vuotiaan näköisiä, niin kuka heistä on se kirjanpitäjä, jota juuri nyt etsitään?

Tilitoimistoyrittäjänä tässä kohdassa on helppo todeta jokaiselle, että yksikään tilitoimiston asiakas ei voi varmuudella tietää, että osuuko heidän kohdalleen se paras vai pelkästään parhaaksi itseään väittävä kirjanpitäjä. Kirjanpito itsessään perustuu kirjanpitolakiin ja -asetukseen, sen voi jokainen opiskella. Koulujen muutaman viikon kirjanpitokurssit osaavat kertoa sen, että kulut pitää tiliöidä oikeille kulutileilleen ja arvonlisäveroilmoitukset lähettää. Mutta hyvän kirjanpitäjän erottaa siitä, että hän ei koskaan kerro miltä yhtiön tulos näyttää, vaan hän tiedustelee miltä sen pitäisi näyttää.

Kirjanpitäjän työ on substanssiosaamiseen perustuvaa kokonaisvaltaista työtä, jossa pitää olla kiinnostunut lipuista, lapuista ja kuiteista, mutta pitää osata myös kyseenalaistaa omia näkemyksiään. Kirjanpidon ja verotuksen kysymykset ovat harvoin mielipidekysymyksiä, mutta näkemyksiä ja ratkaisuvaihtoehtoja kirjanpidollisiin ja verotusteknisiin kysymyksiin löytyy asiasta riippuen varmasti monta. Se mitä ei ole kielletty, se on sallittu ja jos sitä ei ole lakikirjaan hakattu, niin sitten menee mielenkiintoiseksi.

Kirjanpitäjän työhön ei kuulu tehdä päätöksiä asiakkaansa puolesta, vaan kirjanpitäjän tehtävä on dokumentoida, tiliöidä, numeroida ja järjestää se asiakasyrityksen talouteen vaikuttava data, jonka asiakasyritys on päättänyt liiketoiminnassaan toteuttaa ja kirjanpitäjälle luovuttaa. Eli myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, palkat, tiliotteet jne. Näistä koostetaan tilinpäätös, jota mm. talouden- ja johtamisen yhtenä työkaluna käytetään. Sitä käytetään myös verotuksen perusteena. Jos tämä perustyö sakkaa, niin mikään muukaan kohta siitä eteenpäin ei voi mennä oikein.

Ohjelmistopalvelu

Ohjelmistoja on tarjolla paljon. On ohjelmistoja, jotka tekevät vain yhtä asiaa, kuten esimerkiksi myyntilaskuja tai kuittien keräilyä. Sitten on niitä ohjelmistoja, jotka tekevät vain kirjanpitoa, on sellaisia ohjelmistoja, jotka tekevät aivan kaikkea laskuista tilinpäätöksiin ja veroilmoituksiin jne.

Näissä palveluissa kytee yrittäjän kannalta ansa, sillä useimmat noista ohjelmistoista ovat hyviä, ne ovat nykyään pitkälti selainpohjaisia, hyvin automatisoituja ja tavallaan valmiita paketteja, joilla kenen tahansa on helppo aloittaa kirjanpidon tekeminen. Mutta sellaista ohjelmistoa ei ole olemassa, joka automaattisesti korvaisi kirjanpitäjän henkilökohtaisen substanssiosaamisen määrän. Ohjelmistoilla ja robotiikalla voidaan tuottaa paljon hyvää, joka kompensoi monia tehtäviä kirjanpitäjän ajankäytöstä siten, että niitä automatisoidaan järjestelmissä eri tavoilla. Esimerkiksi automaattitiliöinnit, automaattiset laskujen lähettämiset tai vastaanotot, automaattiset tositteiden sisäänluvut, tai automaattiset ilmoitukset. Näissä mainituissa tehtävissä lepää yksin jo paljon sellaista entisaikojen kirjanpitäjän työtä, josta useimmat tilitoimistot muistetaan lähinnä paperivarastoina. Asiakkaalle tuon paperivaraston poistuminen heijastuu suoraan kustannussäästönä. Mitä vähemmän kirjanpitäjä käyttää aikaansa kuittien suoristeluun, sen pienempi lasku tulee perässä.

Jokaisessa automaattisesti tapahtuvassa asiassa on silti riski. Silloin kun automatiikkaan luotetaan liikaa, voi helposti syntyä harhainen kuva asioiden todellisesta laidasta. Automatiikka voi esimerkiksi tunnistaa ostoreskontraan saapuneeksi sähkölaskuja tai lämpölaskuja, mutta jos esimerkiksi sähkö- ja lämpöyhtiö fuusioituvat yhdeksi isoksi eneriayhtiöksi, taloushallinnon ohjelmiston automatiikka ei tiedä mitä tapahtuu. Se tiliöi, kuten se on käsketty ja tuo kyseinen tiliöinti voi tarkistamattomana mennä sen verran pieleen, että sillä vääristyy koko asiakasyrityksen tuloslaskelma. Tästä syystä vain ihminen voi tarkastaa, onko automatiikka oikeassa vai väärässä.

Tätä voi verrata autolla ajoon. Useimmat uudet autot sisältävät paljon ajamista helpottavaa tekniikkaa, mutta henkilö ratin ja penkin välissä on vastuussa siitä, pysyykö ajoneuvo tiellä vai päätykö se metsään. Ajokortti myönnetään aina kuljettajalle, ei ajoneuvolle ja ajoneuvoissakin on teknisiä eroja. Harvemmin on myöskään uutisoitu, että talvi yllättää autoja. Yleensä ainoa yllättynyt on autoilija. Se pätee myös taloushallinnon ohjelmistoihin. Tilintarkastuksessa tai verotarkastuksessa selitykseksi ei kelpaa ”se tuli tuolta koneelta”.  

Tilitoimistobisnes

Tilitoimistobisneksessä on kyse näiden kahden edellä mainitun kokonaisvaltaisesta hallinnasta. Tilitoimiston henkilökunnan osaaminen ja kyky asioiden tai ilmiöiden tunnistamiseen on täysin riippumaton asia ohjelmistosta, jolla kirjanpitäjät työnsä tekevät. Jos kirjanpitäjällä ei ole asiallisia työvälineitä käytössään, hän on vain kirjanpitäjä ilman työvälineitä. Hänen päänsä sisällä olevaa substanssin määrää ei kaiva sieltä silmien takaa kakkulapiollakaan monistettavaksi. Mutta tarpeeksi hyvin kun kohtelee, niin suu saattaa aueta ja tilanne muuttua.

Kirjanpitäjän substanssi harvoin skaalautuu samalla tavoin, kuin esimerkiksi ohjelmistojen tekniikka ja perustiedot. Mutta tästä huolimatta, moni kirjanpitäjä on työssään hyvä. Se perustuu siihen, että he ovat perehtyneitä kirjanpitolakiin ja -asetukseen. Nuo lait käytännössä määräävät sen, mitä kirjanpitäjä saa tai ei saa tehdä.

Tilitoimistoissa on eroja. Joissakin tilitoimistoissa kirjanpitäjien työtä ei valvota, toisissa valvotaan todella tarkkaan. Jokaisella tilitoimistolla, joka vähääkään itseään kunnioittaa, on sanaton koodi siitä, miltä haluaa palvelukokonaisuutensa näyttävän ulospäin. Tilitoimistojen sisällä on myös omaa protokollaa siitä, miten asiat tehdään tai miten ne tulisi tehdä, jotta kirjanpitäjän tehtävät ovat helposti siirrettävissä kirjanpitäjältä toiselle. Sen koodin erottaa usein vain alalla syvällä oleva henkilö, joka tuntee kilpailijansa heikkoudet ja vahvuudet.

Tilitoimistobisneksessä on kyse palvelusta, jolla poistetaan asiakasyrityksen tuska miettiä sellaisia taloushallinnon yksityiskohtia, joita asiakasyritys harvoin miettii. Asia yleensä valkenee siinä vaiheessa, kun asiakas ottaa esimerkiksi ohjelmiston ylläpitovastuun itselleen tai esimerkiksi tilitoimiston vaihtotilanteessa, jossa toinen tilitoimisto tekeekin asiat eri tavalla, kuin edeltäjänsä.

Tässä näkemyksessä, kun tilitoimistoja vertaillaan ja luokitellaan sen perusteella, mikä on hyvä tai mikä on huono tilitoimisto, unohtuu usein vertailukohta, eli se mihin niitä verrataan. Jos kilpailutuksessa on monta samalla ohjelmistolla työtä tekevää tilitoimistoa, voittajan ratkaisee joko se paras tai halvin kirjanpitäjä. Jos ohjelmistolla ei ole väliä, silloin vertailupohjaan nousee myös ohjelmisto. Soveltuuko ohjelmisto yritykseni toimialalle? Vastaako ohjelmisto yritykseni kaikkiin tarpeisiin? Onko ohjelmisto valmiiksi selainpohjainen ja ympäristö lunastettavissa, vai onko ohjelmisto yksittäiseen tilitoimistoon sidottu?

Jos sekä ohjelmisto, että kirjanpitäjä ovat onnistunut valinta, on harvoin merkitystä sillä, minkä y-tunnuksen alla se kirjanpitäjä työnsä tekee. Se, että esimerkiksi tilitoimistoyrittäjä on työssään hyvä, ei yksin takaa sitä, että kaikki saman tilitoimiston palveluksessa olevat olisivat yhtä hyviä samassa asiassa. Joku hanskaa palkat, toinen tilinpäätökset, kolmas reskontrat, mutta harvassa ovat he, jotka taitavat noista aivan kaiken. Mutta siihen kannattaa jokaisen siitä huolimatta pyrkiä. Mitä enemmän tietää ja taitaa, sen harvemmin päätyy vaikeuksiin. Mitä huonompi jossain asiassa on, sen useammin osaa luovuttaa homman sille, joka osaa paremmin. 

Ystävällisin terveisin

Soili Laakso

yrittäjä

Laptase Oy

soili.laakso@laptase.fi

Takaisin