Tilinpäätökseen tarvittavat asiakirjat

Vuosi lähestyy loppuaan. Moni yritys päättää tilikautensa. Onko olemassa vaatimuslista tms. asioista, jotka asiakkaan pitää tuottaa tilinpäätökseen ja missä aikataulussa?

Tilinpäätökseen tarkastettavat asiat

Kirjanpitäjän rooli tilinpäätöstä tehtäessä on lähtökohtaisesti koota yhteen kirjaan koko tilikauden kirjanpitotapahtumista sellainen kokonaisuus, jota sekä tilintarkastaja, verohallinto, että yhtiökokous voivat hyödyntää omassa työssään. Tämä myös se osa kirjanpitäjän työtä, joka erottaa toisistaan kirjanpitäjät ja tilinpäätöstaitoiset kirjanpitäjät.

Tilinpäätöstaitoinen kirjanpitäjä rakentaa tilinpäätöksen, vaikka sitten taulukkolaskentaohjelmalla, mutta usein pelkkä kirjanpitäjä toteaa yksiselitteisesti, että ohjelmisto tuottaa tilinpäätöksen. Näinhän se monesti on, sillä useimmissa taloushallinnon ohjelmistoissa on tasekirja ja tilinpäätöstoiminnot jo sisäänrakennettuna, mutta se mikä tieto johtaa tilinpäätöksen lopputulokseen on kokonaan eri asia. Tilinpäätöksen tulee antaa yrityksen taloudellisesta tilasta oikea ja riittävä kuva, ja mikäli tositetasolla asiat ovat pielessä, ne ovat pielessä myös tilinpäätöksessä. Oikean ja riittävän kuvan määritelmä ei tällöin täyty.

Jos tilinpäätös ei anna oikeaa ja riittävää kuvaa yrityksen taloudellisesta asemasta, yrityksen johto ei voi tällöin tehdä myöskään sellaisia päätöksiä, jotka perustuisivat todellisuuteen. Sama koskee ulkopuoleisia rahoittajia, verotusta, osakkeenomistajia, kenties jopa yhtiön henkilöstöä.

Kirjanpitäjä tarvitsee asiakkaansa apua, jotta tuon oikean ja riittävän kuvan tuottaminen olisi mahdollista.

Ennen tilinpäätöstä

Ennen tilinpäätöksen valmistumista on hyvä tutkia yrityksen saatavat ja velat. Ovatko yhtiön saatavat kurantteja ja onko esimerkiksi myyntisaamisissa luottotappioiksi kirjattavia eriä? Onko kaikki vuoden aikana myydyt hyödykkeet laskutettu?

Vastaavasti ovatko kaikki velat totta? Joskus on käynyt esimerkiksi niin, että toimittajan toimittamat nollalaskut, joissa saapunut hyvitys on käytetty veloituksen kuittaamiseen, ei ole saapunut kirjanpitoon. Näin voi syntyä tilanteita, että kirjanpidossa onkin hyvityslaskuina saatavia, mutta niillä kuitattavat velat puuttuvat. Vastaavasti, jos on tehty esimerkiksi maksuaikasopimuksia tai muita maksujärjestelyitä velkaerien osalta, onko ne kerrottu tilinpäätöksessä, kuten ne on ajateltu?

Puuttuvat kuitit. Ikuinen vitsaus, joka firmassa. Viisas aloittaa näiden selvittelyn viimeistään kuukausi ennen tilinpäätöspäivää. Ottaa sen ajan vaikka pimenevässä talvi-illassa takkatulen ääressä ja käy läpi kaiken lipun ja lapun, mikä on vain jäänyt kirjanpitäjälle kertomatta. Tyyli on vapaa, miten kuitit kirjanpitäjälle toimitetaan, mutta pakko ne kirjanpitoon on toimittaa. Kuittien toimittamatta jättämisestä vastaa asiakasyrittäjä, ei hänen kirjanpitäjänsä.

Siinä on ne asiakasyrittäjän pakolliset tehtävät ennen tilinpäätöstä.

Tilinpäätöspäivänä

Varastoinventaari (jos varastoa on). Niin hullulta, kuin se tänä päivänä kuulostaakin, yhä edelleen isotkin marketit tilaavat jalkapallojoukkueita laskemaan hyllyissä seisovia tuotteitaan. Tämä on myös ensimmäinen tapahtuma, jossa tilintarkastajan on suotavaa olla läsnä ja tarkastaa, että inventaari on toteutettu asiallisesti. Varastoinventaarilista pitää asiakkaan allekirjoittaa ja vahvistaa oikeaksi.

Saldo- ja korkotodistukset pankeilta ja rahoituslaitkosilta. Samoin panttiluettelot, annetut vakuudet ja vastuut, joita ei ole merkitty taseeseen. Näitä kirjanpitäjä ei saa automaattisesti mistään, mutta usein yrittäjä saa ne verkkopankistaan. Pankit toki veloittavat näistä asiakirjoista jonkun kolikon, mutta nämä asiakirjat osoittavat tilinpäätöksen laatijalle ja myös tilintarkastukselle, että taseessa esitetyt saldot esimerkiksi pankkilainoista, siirtyvistä koroista on täsmätty ja oikein. Vastaavasti, että tuloksessa esitetyt korkokulut rahoituslaitos- tai rahoitusyhtiölainoista, sekä erikseen lainanhoitokuluista ovat oikein. Tätä jälkimmäistä tietoa tarvitaan mm. yhteisöveroilmoituksella 6B, jossa nämä asiat pitää eritellä verohallinnolle. Jos kirjanpito ei niitä kerro, eikä tietoa ole tarkastettu, veroilmoitus menee pieleen.

Tulorekisteristä raportti 600. Vuoden aikana maksetut palkat ja niistä tehdyt pidätykset. Vastaavasti verotilin yhteenvetosaldo omaverosta. Nämä kirjanpitäjä toki saa, jos suomi.fi-tunnisteet on asiallisesti tilitoimistolle luovutettu, mutta jos ei niin silloin asiakkaan tulee ne kirjanpitäjälle toimittaa.

Pöytäkirjat. Eli yhtiökokouksen pöytäkirjat ja hallituksen kokousten pöytäkirjat. Skannattu kopio yleensä riittää, mutta näistä tilinpäätökseen tarkastetaan mm. osingonjakopäätökset edelliseltä vuodelta, sekä osakepääoman tai osakkeiden lukumäärämuutokset yms.

Tilinpäätöspäivän jälkeen

Mahdolliset muutokset ja päätökset muutoksista. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä ei koskaan tee päätöksiä asiakkaansa puolesta, mutta jos tulee ilmi sellaisia seikkoja, jotka vaativat asiakasyrityksen päättäjien huomiota, yhteistyön on suotavaa olla avointa ja kommunikoivaa päätöksien sisällöistä ja perusteista. Tulosmanipulaatio on kokonaan eri asia, kuin esimerkiksi epäkohta joka on jäänyt havaitsematta aikaisemmin tilikaudella. Tällaisia voi tulla vastaan esimerkiksi käyttöomaisuuteen kuuluvien hyödykkeiden myyntitilanteissa, joissa taseeseen kirjattu hyödyke on jo myyty, mutta ei vielä luovutettu uudelle omistajalle.

Tai jos on apporttiomaisuuteen perustuvaa jakautumisajatusta. Hankkeet, tuet, kustannuspaikkaraportit, ovathan kaikki oikein? Näitä ei voi enää avata sen jälkeen, kun tilinpäätös on suljettu. Ne ovat ikuisesti pielessä sen jälkeen, jos ne tilinpäätökseen päästetään väärin käsiteltynä.

Mahdolliset arvostukset, tuleeko arvonkorotuksia tai -alennuksia (toivottavasti ei). Onko poistosuunnitelmien muutoksia tai onko esim leasingvastuissa muutoksia jne.

Kun tämä kaikki pieni vaatimaton ”se tuli tuolta koneelta nappia painamalla”-luettelo on käyty läpi, niin laaditaan tasekirja ja tilinpäätös, ja niillä mennään kohti yhtiökokousta. Eli se, miten voit asiakkaana auttaa kirjanpitäjää tässä urakassa, niin kertauksen vuoksi tiivistettynä:

• Tarkista saatavat ja velat
• Toimita puuttuvat kuitit
• Varastoinventaarilistaus
• Saldo- ja korkotodistukset
• Vastuut- vakuudet, ja pantit
• Tulorekisterin raportti 600
• Verotiliote
• Pöytäkirjat

Nämä siis minimivaatimuksena aivan kaikkiin tilinpäätöksiin. Kyllä te pystytte siihen. Nämä tulevat kaikki sieltä koneelta ja näiden asioiden ennakointi sekä sujuvoittaa tilinpäätöksen valmistumista että säästää tilinpäätöksen laadintaan liittyviä kustannuksia merkittävästi. Tilitoimistokirjanpitäjä hoitaa keskimäärin 10-15 asiakasyrityksen tilinpäätöstä vuodessa, joista suurin työkuorma painottuu varmuudella aina vuoden alkuun. Työkuorma on näin ollen merkittävä, eikä kovin vakavasti kannata ottaa jos kirjanpitäjäsi voi vaikuttaa vähän höpsähtäneeltä työtaakkansa alla, mutta edellä mainittujen asioiden ennakoinnilla helpotat suorittavan portaan taakkaa ja kun asiat ovat valmiiksi selvitetty, niiden kokoaminen tilinpäätökseksi on yksinkertaisesti vain kustannustehokkaampaa. 

Ystävällisin terveisin

Soili Laakso

yrittäjä

Laptase Oy

soili.laakso@laptase.fi

Takaisin