Kuitti Sille

Tai vähintäänkin kirjanpitäjälle. Tylsiä pikku lappusia, joita on lähtökohtaisesti lompakossa aina enemmän kuin rahaa.

 

Kirjanpidossa

Kuittihan on varsin oleellinen osa kirjanpitoa. Jopa pakko on kuitti antaa vaikka sitä ei vastaanottaja haluaisikaan. Kuulin kerran erään yritysvalmentajan vertaavan kuittia suoraan saajansa luonteeseen. Jos esimerkiksi kuitista kiinnostaa verot, y-tunnus ja loppusumma, niin on kuulemma yrittäjäainesta. Mutta jos ei kiinnosta, niin on fiksumpaa mennä leipätöihin toiselle kyselemättä. En ehkä lähtisi yhtä suoraviivaiseen lokerointiin, mutta joku tosiasia tässä piilee. Sopimusmyyjäni katselee kuitteja sillä silmällä, että kohta se kirjanpitäjä tästä jotain napisee ja minä katselen samaa kuittia, nähden siinä veloitusperusteen. Rutataanko roskiin, muovikassiin, vai valokuvataanko näppärästi kirjanpitoon?

Omat intressini ovat vähän toisenlaiset. Kuitit ovat minulle työväline. Sivuviihteenä tiedän kuittien perusteella asiakkaideni tekemisistä enemmän, kuin mieheni tekemisistä.  Tietysti tässä on sellainen pikku ero, että jos/kun mieheni yrittää hakea minulta ilmaista konsultaatiota kirjanpitoasioissa, niin juoksen lähtökohtaisest karkuun. Vaikka olenkin kenties hieman haastava kämppäkaveri, niin tässä kohdassa olen armahtanut hänet täysin. En tosin halua nähdä muutenkaan paperikuitteja, sillä olen digitaalisen tallentamisen kannalla. Mutta asiaan.

Pakkohan ne kuitit on joka tapauksessa kirjanpitoon laittaa. Halusi eli ei.

Pari perusperiaatetta

Meillä on tuossa suhteellisen hulppea verotarkastuskertomus, joka ei tuominnut meitä kuittien digitaalisesta tallennuksesta. Sen sijaan yhteen jos toiseenkin lippulappuun oli otettu kantaa kommentilla ”Kulua vastaavaa myyntilaskutusta ei löydy”, tai ”yhteyttä yrityksen liiketoimintaan ei voida todentaa”. Pienin summa mihin oli otettu kantaa tällä tavoin, taisi olla yksittäinen 13,50 euroa maksava auton pesu.

Tällä filosofialla jos käydään koko kirjanpito läpi, niin millään kululla ei varmaan ole vastaavaa myyntilaskutusta ikinä, sillä verotarkastus ei lähtökohtaisesti ota koskaan kantaa kokonaisuuteen vaan lähtökohtaisesti vain yksittäiseen lippulappuun. Verovelvollisen tehtävä on perustella, verotarkastajan tehtävä tulkita.

Aika monesti ongelmia kuittien suhteen tulee kahdessa kohdassa. Ensinnäkin silloin, kun kuitit pitäisi saada yrittäjältä. Yrittäjä kenties alitajuisesti tietää, että kirjanpitäjä tietää hänen luottokorttinsa käytöstä enemmän kuin oma vaimo ja senpä vuoksi ei ehkä ihan ensimmäisenä halua kirjanpitäjälle kaikkea kertoa. Se on inhimillistä, mutta sorry. No can do. Vähemmälläkin saattaa verotarkastus muistaa peitellyn osingon tai pimeän palkan syytteellä. Meidän tehtävämme on yrittää ennaltaehkäistä sellainen ilmiö.

Kululle pitää olla aina liiketoimintayhteyden mukainen peruste. Jos kyse on ostosta, senkin perustelun pitää olla niin aukoton, että yhtiöstä löytyy täsmälleen sitä kulua vastaava liikevaihto. Ja piste.

Aina ei mene ihan omasta mielestäkään putkeen. Tosin ne tilanteet tekevät tästä meidän työstämme erityisen kiitollista. Esimerkkinä mainittakoon eräs tapaus, jolle yritin tankata kaaliin, ettei firman kortilla saa ostaa kaljaa. Perustelin tiukasti, että kuitista pitää löytyä perustelut miksi Prismasta on haettu koppa kaljaa. Sain parin viikon päästä uuden kaljakuitin, jossa luki ”perustelu: jano”.

No siis ainakin oppi meni perille ja perustelu oli hyvä, mutta ei sellainen mikä menisi verotarkastuksesta läpi.

Syy-yhteys

Kuittien syy-yhteys täytyy löytyä. Erityisesti ajoneuvojen osalta, joihin tulee jos jonkinlaista kulua ties vaikka ja mistä rattaista ja ratin lämmittimistä, erittely on tarkkaa. Polttoaine kenties paras esimerkki. Auto kun syö mitä syö. Yhdet bensaa, toiset dieseliä, kolmannet viinaa ja jotkut hörähtävät käyntiin puhtaan sähköisesti.

Kun kirjanpitäjä näkee asikkaansa bensa-autoon dieselkuitin, niin mitäs sitten? Omassa kokemuksessani oleva asiakas (DI) otti viestini onneksi vakavasti, kun esitin hänelle kysymyksen, että kuinka pitkälle bensa-autolla pääsee mikäli tankissa on dieseliä. Asiakas soitti minulle takaisin nauruaan pidätellen ja piti 15 minuutin palopuheen siitä, että miksi autoon pitää tankata vain oikeaa polttoainetta. Kuuntelin hiljaa ja kun hän sitten 15 minuutin päästä kysyi, että miksi kysyn tätä, totesin hänelle tyynesti että herran olisi syytä ottaa oma autonsa tien sivuun, sillä siellä tankissa on 6 litraa dieseliä.

Sen sijaan että olisi näkynyt vakuutusyhtiön omavastuulasku tai hinauslasku, selvisikin että asiakkaani oma auto oli huollossa ja hän oli saanut vara-autoksi dieselillä käyvän vekottimen, joka piti palauttaessa tankata. Syy-yhteys siis löytyi ja tapaus jäi pitkäksi aikaa naurattamaan. Asiakas tosin moitti minua siitä, että kylläpä minä tarkkaan kuittini luen, mutta totesin siihen, että ainakin opin miksi bensa-autoon ei pidä laittaa dieseliä. En tohtinut käydä viisastelemaan, että kai se väärä polttoaine tankissa olisi asiakkaalle selvinnyt ihan ilman kirjanpitäjääkin.

Kokonaisuuksia

Yksi kokonaisuus voi muodostua monesta pikku kuitista. Jos ajatellaan vaikka kirjahyllyä, joka rakennetaan laudoista ja muttereista käsin, niin voi hyvin olla että maalit sen päälle haetaan eri paikasta kuin itse lauta. Kirjanpitäjäksi tämä tietysti tarkoittaa sitä, että yritetään nyt ainakin pysyä jyvällä niistä kokonaisuuksista.

Toisaalta se taas tarkoittaa sitä, että kun lajittelemme kuitteja aikajanallisesti, niin joskus vain kaiken mekaanisen työn keskeltä herää ajatus jostain kokonaisuudesta, mitä ei heti oivaltanut. Esimerkki elävästä elämästä: ensin asiakkaan kirjanpidossa tuli vastaan hissilippu (pujottelurinteeseen). Sen jälkeen apteekin burana-ostos ja viimeisenä viinakaupasta kirkasta viinaa. Nämä siis samalla viikolla hankittuina erinä.

Meillä ei taas kirjanpitäjähuumori meinannut pysyä aisoissa siinä vaiheessa, kun kuiteilta kävi ilmi että miespuolinen asiakkaamme kävi ostamassa lelukaupasta legoja ja ruokakaupasta sukkahousuja samalla reissulla. Tunnustamme sen, että kirjanpitäjähuumori ei välttämättä aukea ihan helposti, mutta yrittäkää ymmärtää meitä. Kun itse mekaaninen työ on tylsää, niin hauskaa alkaa näkyä siitä taulukkolaskennan pyöreästä sarakkeesta. Mites meni noin niin kuin omasta mielestä? Mihinköhän bisnekseen mahtaisi kuulua legot ja sukkahousut, tai mihin ihminen tarvitsee laskettelureissun jälkeen buranaa ja/tai kirkasta viinaa? Sekakäyttö on terveydelle vaarallista, joten meiltä lähti yrittäjälle kysely, että onko hänellä kaikki hyvin.

Ohjeena kuittien käsittelyn osalta sanoisin että mikäli sinulla on jokin asia, jonka et halua vaimosi tietävän, älä silloin myöskään tuo sitä firman kirjanpitoon. Matkan varrella on tullut nähtyä asiakkaiden parisuhteiden tila varsin selkeästi firman kuiteista, etenkin kun eroavat käyttävät firmansa korttia omenahotellin palveluihin tai pariin drinkkiin trendiravintolassa tuntemattomassa seurassa. Onpahan pari osapuolta meillekin soittanut ja yrittänyt saada meitä puhumaan suumme puhtaaksi, mutta vastaus kuuluu: ”Meitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Eikä yhtiömme tarjoa parisuhdeterapiapalveluita.”. No eihän sille toki mitään voi jos joku parisuhdevinkkejä kaipaa, mutta lähtökohtaisesti avioerot hoidetaan käräjäoikeudessa, ei tilitoimistossa.  

kuittaus

Kuitti kuin kuitti, olkoon vaikka sitten kiinan kieltä, jos sillä on yhteys liiketoimintaan tai firman pankkitiliin, se kuuluu kirjanpitoon. Vaikka kirjanpitäjän ammatti olisi miten muka kuoleva, uskon vahvasti siihen, että aina tarvitaan joku joka muistuttaa yrittäjiä kirjanpidon sisältövaatimuksista. Verotarkastustakin pahempi riski yrittäjälle on epäpätevä kirjanpitäjä. Vaikka miten monta ohjetta annettaisiin siihen, että älä kapsahda verotarkastuksessa siihen tai tähän, niin verotarkastuksen osuessa kohdalle on kuittien kerääminen jo lähtökohtaisesti myöhäistä.  Ne on syytä olla dokumentoituna vaikka sitten kiinan kieleksi, jos meinaa selvitä kuivin jaloin  verotarkastuksesta ulos.

Ystävällisin terveisin

Soili Laakso

yrittäjä
soili.laakso@laptase.fi

 

 

Takaisin